Planilha para consultório odontológico: agenda, pessoas em tratamento com o saldo do plano, financeiro e estoque de materiais, em Excel
As quatro tabelas que o consultório odontológico controla junto: a agenda do dia, as pessoas em tratamento com o valor do plano e o que já foi recebido, o financeiro por recebimento e o estoque de materiais com lote e validade. No arquivo em Excel, o recebido e o saldo de cada plano são somados do financeiro, as consultas realizadas são contadas da agenda, e o material vencido ou abaixo do mínimo fica pintado.
Uma planilha para consultório odontológico junta o que o consultório de um cirurgião-dentista controla em quatro lugares: a agenda, quem está em tratamento e em que ponto do plano, o dinheiro que entrou e o material que precisa estar na gaveta. Ela entra no consultório que ainda não tem sistema e já tem mais de trinta pessoas em tratamento, que é quando o plano de tratamento de uma pessoa e o pagamento de outra começam a se misturar.
A agenda e a lista de pessoas em tratamento guardam nome ao lado de procedimento, e procedimento odontológico é dado referente à saúde, que a Lei nº 13.709/2018 coloca entre os sensíveis no art. 5º, inciso II. A coluna de identificação aceita código interno em todas as abas, e é o mesmo código que liga a agenda ao plano e ao financeiro. O texto da lei está em /normas/lei-13709-2018, e a ficha de anamnese odontológica desta família está em /modelos/anamnese-odontologica.
O estoque de materiais tem norma própria. A RDC 63/2011, no art. 54, exige do serviço de saúde o gerenciamento das tecnologias mantendo as condições de armazenamento e rastreabilidade, e a Lei nº 6.437/1977, no art. 10, inciso XVIII, trata do produto com prazo de validade expirado, que é o achado mais comum de visita da vigilância sanitária no consultório. Os dois trechos estão transcritos em /guias/multa-produto-vencido-consultorio; a limpeza da sala tem POP em /documentos/pop-limpeza-de-consultorio-medico-e-odontologico.
O arquivo em Excel tem seis abas. A agenda, com confirmação e presença e a falta em vermelho. As pessoas em tratamento, com o valor do plano, o recebido somado do financeiro, o saldo e as consultas realizadas contadas da agenda. O financeiro, com forma de pagamento em lista e o número do recibo. Os materiais, com estoque mínimo, lote e validade, e a situação escrita pela fórmula: vencido, repor, vence em breve ou suficiente. Os parâmetros e o resumo, que fecha o que está a receber e o que precisa ser reposto.
O saldo do plano de tratamento está certo na planilha se o código foi digitado igual na agenda e no financeiro. Veja como a Vitra liga as três coisas.
O consultório e o período desta folha
Nome do consultório ou clínica
Cirurgião-dentista responsável, com CRO
Período que esta folha cobre (de e até)
Responsável pelo preenchimento
O mesmo código nas quatro tabelas
A identificação da pessoa é o que liga a agenda, o plano e o financeiro, e por isso ela precisa ser escrita igual nas três tabelas: um código interno erra menos que um nome. O código também é o que deixa a agenda aberta na recepção sem expor quem está em tratamento, que é dado sensível pela Lei nº 13.709/2018.
Como o código interno é formado neste consultório
Agenda
Uma linha por consulta marcada, com o procedimento como consta no plano de tratamento e quem atende. Confirmado e compareceu são colunas separadas porque a falta que mais custa é a de quem confirmou.
| Data | Horário | Identificação (nome ou código) | Procedimento (como consta no plano de tratamento) | Cirurgião-dentista, com CRO | Confirmado | Compareceu | Observação |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Pessoas em tratamento
Uma linha por pessoa com plano de tratamento aberto. No papel, o recebido, o saldo e as consultas realizadas são escritos na conferência; no arquivo, o recebido é somado do financeiro, o saldo é a diferença, e as consultas são contadas da agenda.
| Identificação (nome ou código) | Contato | Início do tratamento | Plano de tratamento nº | Valor do plano | Recebido | Saldo a receber | Consultas realizadas | Situação |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Financeiro
Uma linha por recebimento, com o número do plano a que ele pertence. A coluna de recibo fica em branco quando nenhum saiu, e o branco é o que o fechamento precisa ver.
| Data | Identificação (nome ou código) | Plano de tratamento nº | Valor | Forma | Recebido | Recibo emitido (nº) |
|---|---|---|---|---|---|---|
Materiais
Uma linha por material, com o estoque mínimo, o saldo da conferência e o lote com validade. No arquivo, a situação compara saldo com mínimo e validade com a data de hoje, e pinta o que venceu ou precisa ser reposto.
| Material | Unidade | Estoque mínimo | Saldo na conferência | Lote | Validade | Dias para vencer | Situação | Conferido em |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Fechamento do período
Pessoas em tratamento ao fim do período
Total a receber dos planos abertos
Materiais vencidos ou abaixo do mínimo
Quem conferiu o fechamento
Assinatura
Local e data
Assinatura e carimbo do cirurgião-dentista, com CRO
Sobre este modelo
Este modelo organiza a agenda, o plano de tratamento, o caixa e o material, e não substitui o prontuário odontológico, o documento fiscal nem o PGRSS do consultório. Nenhuma célula traz procedimento, técnica ou material sugerido: o que entra é copiado do plano de tratamento de cada pessoa. As normas citadas são transcrição do texto oficial e não parecer jurídico; a página não declara conformidade com norma nenhuma.
Modelo em branco para profissionais de saúde. Não traz conteúdo clínico preenchido, não sugere composição, volume nem via, e não substitui julgamento clínico nem a norma do conselho da sua profissão.
