Planilha financeira para consultório e clínica: receitas por atendimento, despesas por categoria e o resultado de cada mês
O caixa do consultório em três tabelas: o que entrou por atendimento, o que saiu por categoria, e o resultado de cada mês do ano, que o arquivo em Excel soma sozinho a partir das datas. A tabela de receitas separa combinado de recebido, e a de despesas separa lançado de pago, porque o resultado que interessa é o do dinheiro que de fato passou pela conta.
Uma planilha financeira para consultório é o caixa escrito em três partes: o que entrou por atendimento, o que saiu por categoria e quanto sobrou em cada mês. Ela entra no dia em que o profissional para de saber de cabeça se o mês fechou no azul, o que costuma acontecer no terceiro mês de consultório. Ela é diferente da planilha de controle financeiro de pacientes deste site, em /modelos/planilha-de-controle-financeiro-de-pacientes, que olha o que cada pessoa deve; esta olha o consultório inteiro, com as despesas.
Nenhuma norma sanitária exige a planilha financeira, e o formato é escolha do serviço com o contador. O que a lei alcança é o dado: a tabela de receitas tem nome ou código da pessoa atendida ao lado do serviço, e isso é dado referente à saúde, que a Lei nº 13.709/2018 coloca entre os sensíveis no art. 5º, inciso II. A coluna de identificação aceita código interno, e é o código que permite mandar o arquivo para o contador sem mandar a lista de quem foi atendido. O texto da lei está em /normas/lei-13709-2018.
O recibo é outro documento, e tem folha própria neste site por profissão, em /modelos/recibo-nutricionista e /modelos/recibo-fisioterapia. A coluna de recibo emitido guarda o número, e fica em branco quando nenhum saiu, porque é esse branco que o fechamento precisa enxergar: atendimento recebido sem recibo é o que o contador pergunta primeiro.
O arquivo em Excel tem cinco abas. As receitas recebem uma linha por atendimento, com forma de pagamento em lista e a linha amarela enquanto não foi recebido. As despesas recebem uma linha por conta, com categoria em lista, vencimento, e a linha vermelha quando venceu sem pagar. O resultado mensal soma, para cada um dos doze meses do ano escrito nos parâmetros, o recebido, o a receber, o pago, o a pagar e a diferença, sem que ninguém arraste fórmula. O resumo fecha o ano.
A receita que está na planilha e não está no atendimento é a que o contador pergunta de onde veio. Veja como a Vitra liga receita e atendimento.
O consultório e o ano desta folha
Nome do serviço ou consultório
CNPJ ou CPF de quem emite os recibos
Ano desta folha
Responsável pelo financeiro
O que esta planilha não é
Ela não é documento fiscal nem contábil, e não foi conferida por contador: o recibo, a nota e a escrituração que a sua atividade exige continuam sendo outros documentos. Ela guarda nome ou código de pessoa atendida ao lado do valor, e a Lei nº 13.709/2018 chama isso de dado sensível no art. 5º, inciso II; o código interno na identificação é o que deixa o arquivo circular até o contador.
Quem cuida da contabilidade deste consultório
A identificação nas receitas leva nome ou código
Receitas
Uma linha por atendimento pago ou a pagar. Pacote entra na data do pagamento, com a quantidade de sessões escrita no serviço. A coluna de recebido separa o combinado do que entrou, e a de recibo fica em branco quando nenhum saiu.
| Data | Identificação (nome ou código) | Serviço | Valor | Forma | Recebido | Recibo emitido (nº) |
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Despesas
Uma linha por conta, com a categoria. O vencimento existe para a folha mostrar o que venceu sem pagar, que é a linha que some quando o controle é feito no extrato do banco.
| Data | Descrição | Categoria | Valor | Pago | Vencimento | Documento (nota, boleto) |
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Resultado mensal
Uma linha por mês. No papel, as cinco colunas são somadas das duas tabelas de cima no fim de cada mês; no arquivo, elas lêem as datas e somam sozinhas.
| Mês | Receitas recebidas | A receber | Despesas pagas | A pagar | Resultado do mês (recebido menos pago) | Atendimentos no mês |
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Quando a planilha deixa de dar conta
A planilha financeira funciona enquanto o atendimento e o pagamento acontecem no mesmo dia e a mesma pessoa registra os dois. Ela deixa de funcionar quando a receita é digitada uma semana depois e o mês fecha diferente do extrato, quando o pacote é pago em janeiro e as sessões acontecem até abril, e quando o contador pede de qual atendimento veio cada recibo.
O que resolve isso é a receita nascer do atendimento registrado, com o recibo na mesma linha, e o mês ser a soma do que foi atendido.
Com que atraso a receita chega a esta folha
Quantos pacotes com sessões em meses diferentes estão ativos
Fechamento do ano
Total recebido no ano
Total pago no ano
Resultado do ano
Quem conferiu o fechamento
Assinatura
Local e data
Assinatura do responsável pelo financeiro
Assinatura do responsável pelo serviço
Sobre este modelo
Este modelo organiza o caixa e não é documento fiscal nem contábil: ele não substitui a nota, o recibo ou a escrituração que a sua atividade exige, e não foi conferido por contador. O resultado calculado vale para o que foi digitado, na data em que foi digitado. A citação da Lei nº 13.709/2018 é transcrição do texto oficial e não parecer jurídico; a página não declara conformidade com norma nenhuma.
Modelo em branco para profissionais de saúde. Não traz conteúdo clínico preenchido, não sugere composição, volume nem via, e não substitui julgamento clínico nem a norma do conselho da sua profissão.
