Planilha de controle de validade de medicamentos e produtos do consultório: dias para vencer e alerta calculados
Uma tabela por produto e lote em que o arquivo em Excel calcula os dias para vencer a partir da data de hoje e escreve a situação: no prazo, vence em breve ou vencido. A antecedência do aviso é um número na aba de parâmetros, e a linha do vencido fica vermelha. A segunda tabela registra o que foi retirado e para onde foi.
Uma planilha de controle de validade é a lista do que está na prateleira e na geladeira com a data em que cada lote deixa de poder ser usado. Ela entra antes do primeiro frasco vencido, porque produto vencido em consultório é o achado mais comum de visita da vigilância sanitária, e é achado com inciso próprio na lei.
A Lei nº 6.437/1977, que lista as infrações sanitárias, traz no art. 10, inciso XVIII, a infração de expor à venda ou entregar ao consumo produto de interesse à saúde com o prazo de validade expirado, com a pena escrita logo abaixo. O inciso está transcrito, com o link oficial e a explicação de como a fiscalização apura, em /guias/multa-produto-vencido-consultorio. E a RDC 63/2011, no art. 54, exige do serviço de saúde o gerenciamento das tecnologias mantendo as condições de armazenamento, descarte e rastreabilidade; o trecho está em /normas/rdc-63-2011.
O que separa uma planilha de validade de uma lista é a conta. No papel, a data de validade fica escrita e alguém precisa olhar todas as linhas uma vez por mês; no arquivo, a coluna de dias para vencer subtrai a validade da data de hoje toda vez que o arquivo abre, e a coluna de situação escreve vencido, vence em breve ou no prazo. A antecedência do aviso é um número na aba de parâmetros, com trinta dias como valor inicial, porque cada serviço tem um ritmo de compra.
O arquivo em Excel tem quatro abas. O controle de validade recebe uma linha por produto e lote, com os dias para vencer e a situação calculados, o vencido em vermelho e o que vence em breve em amarelo. A aba de retirados registra o que saiu, com a data, a quantidade e o destino, porque medicamento vencido é resíduo do grupo B e vai para o recipiente do PGRSS. Os parâmetros guardam a antecedência do aviso, e o resumo conta os itens, os vencidos, os que vencem no prazo do aviso e a data do próximo vencimento.
A coluna de dias para vencer é exata para o frasco que está na planilha. O frasco que está só na prateleira não conta. Veja como a Vitra registra na entrada.
O serviço e a conferência desta folha
Nome do serviço ou consultório
Responsável pela conferência
Data desta conferência
Com quantos dias de antecedência o aviso de vencimento é dado aqui
O inciso que trata do vencido
A Lei nº 6.437/1977 trata do prazo de validade expirado no art. 10, inciso XVIII, e a pena está escrita logo abaixo do inciso. A folha existe para que o vencido saia da prateleira antes da visita, e a tabela de retirados existe para provar que saiu.
Locais de guarda conferidos nesta folha (armário, geladeira, sala)
Controle de validade
Uma linha por produto e lote. Dois lotes do mesmo produto são duas linhas, porque vencem em datas diferentes. No papel, os dias para vencer e a situação são escritos à mão no dia da conferência; no arquivo, as duas colunas são fórmula.
| Produto | Apresentação | Lote | Validade | Quantidade | Onde está guardado | Dias para vencer | Situação | Providência | Conferido em | Conferido por |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Retirados do estoque
O que saiu, quando, quanto e para onde. Medicamento vencido é resíduo do grupo B e vai para o recipiente do PGRSS; a devolução ao fornecedor e o outro destino também entram aqui, com quem retirou.
| Data da retirada | Produto | Lote | Validade | Quantidade | Destino | Quem retirou |
|---|---|---|---|---|---|---|
Quando a planilha deixa de dar conta
A planilha de validade funciona enquanto alguém confere a prateleira e digita o que encontrou. Ela deixa de funcionar quando o produto entra no armário sem passar pela planilha, quando o mesmo lote está na planilha de validade e na de estoque com quantidades diferentes, e quando a conferência do mês é pulada e a coluna de dias para vencer continua exata para frascos que já não existem.
O que resolve isso é a validade entrar no mesmo registro em que o lote entra, no dia do recebimento, e o estoque e a validade serem a mesma lista.
Quantas pessoas conferem a validade neste serviço
A validade é registrada no recebimento ou na conferência mensal
Fechamento da conferência
Itens conferidos
Itens vencidos encontrados
Itens que vencem no prazo do aviso
Quem conferiu esta folha
Assinatura
Local e data
Assinatura e carimbo do responsável técnico
Sobre este modelo
Este modelo organiza a conferência de validade e não substitui o registro de estoque, o livro de controlados nem o PGRSS do serviço. A conta de dias para vencer depende da data do computador e do que foi digitado; o que está na prateleira e não na planilha não é contado. A citação da Lei nº 6.437/1977 e da RDC 63/2011 é transcrição do texto oficial e não parecer jurídico; a página não declara conformidade com norma nenhuma.
Modelo em branco para profissionais de saúde. Não traz conteúdo clínico preenchido, não sugere composição, volume nem via, e não substitui julgamento clínico nem a norma do conselho da sua profissão.
