Planilha de estoque de medicamentos e insumos por lote e validade, para o consultório: entrada, saída, saldo e mínimo
Quatro tabelas que se leem: os itens com o estoque mínimo, as entradas com lote e validade, as saídas com motivo, e o saldo por lote. No arquivo em Excel, o saldo de cada item e de cada lote é somado a partir das entradas e das saídas, o item abaixo do mínimo fica amarelo e o lote vencido, vermelho. A folha impressa traz as quatro tabelas para quem prefere o papel.
Uma planilha de estoque de medicamentos e insumos por lote e validade responde três perguntas que a prateleira não responde: quanto há de cada item, de qual lote é o que está saindo, e quando cada lote vence. Ela entra no consultório que faz procedimento com material próprio, porque é nele que a fiscalização cruza o frasco da prateleira com o registro do atendimento.
A RDC 63/2011, das boas práticas de funcionamento dos serviços de saúde, exige no art. 53 que o serviço garanta a disponibilidade dos equipamentos, materiais, insumos e medicamentos de acordo com a complexidade do serviço, e no art. 54 que o gerenciamento das tecnologias mantenha as condições de aquisição, armazenamento, descarte e rastreabilidade. Os dois artigos estão transcritos, com o link oficial, em /normas/rdc-63-2011 e em /guias/multa-produto-vencido-consultorio. Rastreabilidade, na prática, é saber de qual lote saiu o que foi usado, e é isso que a coluna de lote nas saídas guarda.
O que a planilha não substitui tem nome. Medicamento sujeito a controle especial tem registro próprio pela Portaria SVS/MS nº 344/1998, e o livro ou sistema exigido por ela não é esta planilha. O recebimento também tem rotina escrita: o protocolo do Ministério da Saúde e da Anvisa pede conferência de identificação, lote, validade, quantidade e integridade na chegada do produto, e o trecho está transcrito em /documentos/pop-recebimento-armazenamento-e-guarda-de-medicamentos. A coluna de conferido por, nas entradas, é onde essa conferência fica registrada.
O arquivo em Excel tem seis abas. Os itens carregam o código, a unidade e o estoque mínimo, e o arquivo soma as entradas e as saídas de cada código para escrever o saldo e a situação: suficiente, repor ou esgotado. As entradas recebem lote, validade, nota fiscal e quem conferiu; as saídas recebem lote, quantidade e motivo, com lista. A aba de lotes soma entradas e saídas por código e lote, calcula o saldo e os dias para vencer, e pinta o lote vencido. Os parâmetros guardam a antecedência do aviso, e o resumo conta itens, os que precisam de reposição e os lotes vencidos com saldo.
O saldo por lote é o que a fiscalização cruza com o atendimento. A planilha soma; ela não liga o lote à pessoa atendida. Veja como a Vitra baixa o estoque do atendimento.
O serviço e o período desta folha
Nome do serviço ou consultório
Responsável pelo estoque
Período que esta folha cobre (de e até)
Onde ficam o livro ou o sistema dos medicamentos sujeitos a controle especial
Itens e estoque mínimo
Uma linha por item, com o código que as outras tabelas usam. O estoque mínimo é decisão do serviço e fica em branco até alguém decidir; no arquivo, o saldo é somado das entradas e das saídas pelo código, e a situação compara o saldo com o mínimo.
| Código | Item | Apresentação | Unidade | Estoque mínimo | Entradas | Saídas | Saldo atual | Situação | Fornecedor habitual |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Entradas
Uma linha por lote recebido. Lote e validade entram aqui, no dia do recebimento, e é daqui que a tabela de lotes lê. A coluna de conferido por registra quem conferiu identificação, lote, validade, quantidade e integridade na chegada, que é a conferência que o protocolo do Ministério da Saúde e da Anvisa descreve.
| Data | Código | Item | Lote | Validade | Quantidade | Nota fiscal | Fornecedor | Conferido por |
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Saídas
Uma linha por saída, com o lote. A coluna de motivo separa o que foi usado em atendimento do que venceu, quebrou ou foi devolvido, porque o saldo cai igual nos quatro casos e a razão não é a mesma.
| Data | Código | Item | Lote | Quantidade | Motivo | Quem retirou |
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Lotes e validade
Uma linha por código e lote. No papel, o saldo do lote e os dias para vencer são escritos na conferência; no arquivo, o saldo é a diferença entre o que entrou e o que saiu daquele lote, e a situação escreve esgotado, vencido, vence em breve ou no prazo.
| Código | Item | Lote | Validade | Entrou | Saiu | Saldo do lote | Dias para vencer | Situação |
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Quando a planilha deixa de dar conta
A planilha de estoque funciona enquanto toda saída é digitada com o lote certo no mesmo dia. Ela deixa de funcionar quando a saída é lembrada no fim da semana e o lote é chutado, quando dois lotes do mesmo item estão abertos ao mesmo tempo e ninguém sabe de qual saiu, e quando a fiscalização pede o atendimento em que aquele lote foi usado e a planilha só sabe a quantidade.
O que resolve isso é a saída nascer do registro do atendimento, com o lote escolhido na hora, e o estoque ser a soma desses registros.
Quantas pessoas registram saída neste serviço
A saída é registrada no dia ou na conferência
Fechamento do período
Itens abaixo do mínimo
Lotes vencidos com saldo
Saídas por vencimento ou avaria
Quem conferiu o fechamento
Assinatura
Local e data
Assinatura e carimbo do responsável técnico
Sobre este modelo
Este modelo organiza o estoque e não substitui o livro ou o sistema de registro dos medicamentos sujeitos a controle especial exigido pela Portaria SVS/MS nº 344/1998, nem o PGRSS do serviço. O saldo calculado vale para o que foi digitado: o que entrou ou saiu sem passar pela planilha não conta. As citações da RDC 63/2011 são transcrição do texto oficial e não parecer jurídico; a página não declara conformidade com norma nenhuma.
Modelo em branco para profissionais de saúde. Não traz conteúdo clínico preenchido, não sugere composição, volume nem via, e não substitui julgamento clínico nem a norma do conselho da sua profissão.
