Planilha de agendamento de pacientes e consultas: agenda semanal e mensal do atendimento, em Excel
Uma agenda de consultas em quatro abas: a lista de agendamentos com confirmação e presença, a grade da semana com cada encaixe, o mês inteiro com atendimentos e faltas somados por fórmula, e o resumo. A folha impressa traz a lista e o mês; o arquivo em Excel faz as contas.
Uma planilha de agendamento de pacientes é a agenda do consultório escrita em linhas: data, horário, quem vem, por que vem, quem atende, se confirmou e se compareceu. Ela entra no dia em que a agenda de papel deixa de responder duas perguntas que a recepção faz toda semana: quantos encaixes estão livres na quinta à tarde, e quantas pessoas faltaram neste mês. O papel guarda o agendamento; a planilha conta.
Nenhuma norma sanitária exige a agenda em planilha, e o formato é escolha do serviço. O que a lei alcança é o dado que a agenda guarda. A Lei nº 13.709/2018, a LGPD, coloca o dado referente à saúde entre os dados pessoais sensíveis (art. 5º, inciso II), e uma agenda com nome, contato e motivo da consulta é exatamente isso. O texto da lei está transcrito, com o link oficial, em /normas/lei-13709-2018, e o que ela muda na recepção está em /documentos/pop-recepcao-agendamento-e-protecao-de-dados-lgpd.
A mesma lei diz, no art. 46, que quem trata o dado deve adotar medidas de segurança aptas a protegê-lo de acesso não autorizado. Para uma planilha isso se traduz em três decisões que a página não toma pelo serviço: onde o arquivo fica, quem abre, e se a coluna de identificação leva o nome ou um código interno. A coluna aceita os dois, e o código é o que permite deixar a grade da semana aberta na tela da recepção.
O arquivo em Excel tem quatro abas. A Agenda é a lista, com validação nas colunas de motivo, confirmação e presença e a linha inteira em vermelho quando a pessoa faltou. A Semana lê a lista e mostra, por horário e dia, quantos agendamentos existem em cada encaixe, a partir da segunda-feira que você escreve em Parâmetros. O Mês lista os 31 dias com atendimentos, confirmados e faltas contados por fórmula, e o Resumo fecha a taxa de falta do arquivo inteiro.
A grade da semana mostra o encaixe vazio. Ela não mostra quem faltou três vezes seguidas. Veja como a Vitra liga a agenda ao cadastro.
O serviço e o período desta folha
Nome do serviço ou consultório
Responsável pela agenda
Semana ou mês que esta folha cobre
Profissionais que atendem neste período
O que a agenda guarda, e o que a lei chama esse dado
A lista abaixo junta nome ou código, contato e motivo da consulta, e motivo de consulta é dado referente à saúde. A Lei nº 13.709/2018 põe esse dado entre os sensíveis, no art. 5º, inciso II, e diz no art. 46 que quem o guarda "Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança [...] aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados". A folha e o arquivo ficam sujeitos à mesma frase.
A coluna de identificação leva nome ou código interno
Onde esta folha fica, e quem tem acesso a ela
Agenda
Uma linha por agendamento, na ordem do dia. A coluna de confirmado registra o contato feito antes; a de compareceu registra o que aconteceu. As duas existem separadas porque a falta que mais custa é a da pessoa que confirmou.
| Data | Horário | Identificação (nome ou código) | Contato | Motivo | Profissional | Confirmado | Compareceu | Observação |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Mês
Uma linha por dia do mês, com o total de agendamentos, os confirmados e as faltas. No papel as três colunas são somadas à mão no fim do dia; no arquivo elas leem a aba Agenda sozinhas.
| Dia | Data | Dia da semana | Atendimentos agendados | Confirmados | Faltas | Observação do dia |
|---|---|---|---|---|---|---|
Quando a planilha deixa de dar conta
A agenda em planilha funciona enquanto uma pessoa marca e a mesma pessoa confirma. Ela deixa de funcionar quando dois profissionais marcam ao mesmo tempo no mesmo arquivo, quando a confirmação é feita por mensagem e não volta para a coluna, e quando alguém precisa saber, na hora de marcar, quantas vezes aquela pessoa já faltou.
O que resolve isso é a agenda nascer do cadastro da pessoa, e não de uma linha digitada: a falta fica no histórico dela, e o retorno é marcado de dentro do atendimento que acabou de fechar.
Quantas pessoas marcam nesta agenda
Por onde a confirmação é feita hoje
Fechamento do período
Agendamentos no período
Faltas no período
Remarcações no período
Quem conferiu o fechamento
Assinatura
Local e data
Assinatura do responsável pela agenda
Sobre este modelo
Este modelo organiza a agenda e não substitui o prontuário nem o registro do atendimento: o motivo da consulta entra aqui como rótulo curto, e o que aconteceu no atendimento fica em outro documento. A citação da Lei nº 13.709/2018 é transcrição do texto oficial e não é parecer jurídico; a página não declara conformidade com norma nenhuma.
Modelo em branco para profissionais de saúde. Não traz conteúdo clínico preenchido, não sugere composição, volume nem via, e não substitui julgamento clínico nem a norma do conselho da sua profissão.
